stefan

Att jobba som inköpare

· ·
Av Stefan Holm, 06 Dec 2016

Jag har gjort något bra. Jag har praktiserat på två offentliga inköpsavdelningar. Under de snart 15 år som jag har varit engagerad i upphandlingsfrågor har jag träffat hundratals upphandlare, företagare och politiker och pratat offentlig upphandling. Men jag har aldrig satt mig ner och jobbat med enskilda upphandlingar eller tagit en aktiv roll i inköpsprocessen.

Tills nu. Under fyra dagar gjorde jag praktik på Region Skånes och Helsingborgs stads inköpsavdelningar. Något av en höjdpunkt i mitt arbetsliv.

Det finns flera saker jag reflekterar över. Som att upphandlingen ses som en del av hela inköpsprocessen. Inköparna tar fram förfrågningsunderlag tillsammans med expertgrupper från förvaltningarna. Men de har samtidigt ansvar för uppföljning, säkerställa att avtalstroheten blir hög, det vill säga att hålla en nära kontakt med de som avropar. Dessutom ska de förbereda kommande upphandlingar, vilket innebär kontakt med presumtiva leverantörer. Via analysverktyg får de en bra överblick över hela avtalsportföljen och därmed hitta områden som är viktigare att fokusera på. Tiden då upphandlarna enbart tog fram förfrågningsunderlag efter förfrågningsunderlag är förbi.

Upphandling leder oftast till ett ramavtal. Därmed är det beställare ute i på olika förvaltningar i hela organisationen och avropar på ramavtalen. Men vilka avtal finns och vilka leverantörer finns på ramavtalen? Det blir en fråga för upphandlarna att informera om eftersom ju bättre avtalstrohet desto bättre affärer. Min uppfattning är att myndigheterna blir bättre, men att man fortfarande har en bit kvar. Det handlar både om att internt informera om avtalen men också att ha elektroniska tjänster som stöd i alla avrop.

En bra inköpsavdelning är beredd att göra anpassningar för att finna leverantörerna på marknaden. I Helsingborg nämndes betydelsen av att alltid ha förfrågningsunderlag efter behov. Utveckla eller ta bort de delar man inte längre köpte och lägga till nya varor eller tjänster. Det kan tyckas självklart men jag får ofta höra från leverantörer som får se föråldrade underlag om och om igen.

Ett bra exempel på förnyelse eller anpassning är Region Skånes fotvårdsupphandling. Fotvårdsmarknaden består av många små företag som sällan eller aldrig lämnar anbud. Steg ett var att nå de företagen. Inköparna kunde inte enbart annonsera på hemsidan eller genom digitala annonstjänster. Istället blev det annonser i dagspress och kontakt via fax. Företagen kunde få utbildning via upphandlingsskola och förfrågningsunderlagen kortades ner betydligt. Resultatet var enastående. 92 leverantörer inkom med anbud.

Region Skånes sätt att jobba med dialog och kontakt med marknaden imponerar. De använder sig till exempel av ”extern remiss” som innebär att företagen kan komma med synpunkter på ännu inte färdigställda förfrågningsunderlag. Synpunkterna beaktas och tas med om de är bra. Både Helsingborgs och Region Skånes inköpare pratade om vikten av dialog och kontakt. De såg inga problem med att leverantörer ringer för att ställa frågor, är det möjligt svarar man. I annat fall får man ställa frågorna i ”frågor och svar” så att alla andra också kan se.

Jag tror att det finns bra och mindre bra upphandlingsavdelningar i Sverige. Jag har besökt två av de bästa. Det är klart att de stora skillnaderna är ett problem. De som inte är fullt så bra behöver få bra stöd. Men det räcker inte. Det behövs ett ledarskap som förstår att inköp är strategiskt viktigt för myndigheten, att de som jobbar är kompetenta och har möjligheten att styra anropen mot ingångna avtal. Här finns mer att göra runt om bland Sveriges 3900 upphandlande myndigheter.

Offentlig upphandlingen utvecklas och får fler politiska krav. Sociala krav, hållbarhetskrav och innovationer är exempel som är vanligt förekommande. Helsingborg hade ett par bra exempel på hur man genom samarbeten och dialog med vinnande leverantörer fick ut personer i praktik. Det är bra, jag tror att dialog är en bättre väg fram än via tvingande krav. Region Skåne har ett fokus på innovation, både för att utveckla tjänster och produkter. Det ger myndigheten möjlighet att nå sina mål, till exempel miljömål, men också företagen en möjlighet att utveckla sin affär.