Mjuka kriterier är också hårda


Av Per Östlund, 27 Feb 2013

Kriterier för lönesättning

Jag fortsätter att dela med mig av goda exempel på hur olika delar i löneprocessen kan hanteras. Denna gång ska jag beskriva hur ett företag hanterade bedömningen av mjuka kriterier på ett sätt som gjorde att de fungerade som hårda.

– Jag gillar inte subjektiva eller mjuka kriterier för lönesättning, sa fackklubbens ordförande. För då kan chefen sätta lön efter eget skön och våra medlemmar utlämnas till ett virrvarr av slump och godtycke. Ska det vara ordning i lönearbetet behöver vi kunna mäta kriterierna. Jag föredrar därför objektiva eller hårda kriterier.

Personalchefen höll med om att slump och godtycke måste undvikas.

– Godtycke vill vi inte ha, sa personalchefen. För då förstår ju inte medarbetarna hur lönen sätt, och då förstår de inte heller hur de kan påverka sin lön. Men vi måste kunna ha med kriterier som fångar upp det som är viktigt för vår framgång, oavsett om det är mjuka eller hårda. Om ett kriterium inte går att mäta får vi se till att hanteringen blir bra ändå.

Efter diskussion enades de om följande fyra kriterier för lönesättning. De enades också om att använda en fyrgradig skala för bedömningen. Personalchefen menade att det var bättre att ha ett jämnt antal steg i skalan, för då måste den som bedömer tänka efter mer och välja sida. Om det finns ett mittenalternativ tenderar många att välja det.

Kriterierna Kompetens och Kvalitet skulle vid behov kunna mätas till exempel genom utbildning, tid i yrket, kunskapstest om tjänsterna, leverans i tid, inga klagomål eller reklamationer, nöjda kunder som återkommer och dylikt.

Kriterierna Engagemang och Samarbete var svårare att definiera på ett mätbart sätt. När det gäller Engagemang landade definitionen i att Vill göra ett bra jobb, känner för verksamheten, är lojal, anstränger sig extra, ställer upp, bryr sig, vill utveckla sig och ger självmant förslag till förbättringar. En del av detta kanske kunde mätas, men mest som symptom på när engagemang finns.

När det gäller Samarbete var det likadant. Att kollegorna var nöjda med en kollega som delar med sig och är mån om att alla i laget trivs är också symptom.

Personalchefen ville ha en mer direkt bedömning av kriterierna.

– Hela vitsen med bedömningarna är ju att vi ska förbättra oss. Om uppföljning bara sker en gång om året blir det som en examination. För att vi ska får en förbättringseffekt måste utvecklingen gå att återkoppla i en kontinuerlig dialog mellan chef och medarbetare, sa hon.

Då knäckte fackklubbens ordförande, som på fritiden var engagerad i konståkning, en idé.

Vi låter chefen och medarbetaren göra bedömningen utifrån en mall där defaultvärdet för de hårda kriterierna är Mindre bra och för de mjuka Mycket bra. Då ligger det mest på den lönesatta att vid behov kunna motivera och bevisa att man uppfyller de krav som gäller Kompetens och Kvalitet.

När det gäller Engagemang och Samarbete är det i stället chefen som måste motivera och ge konkreta exempel för att bedömningen inte automatiskt ska bli Mycket bra. Därmed blir det tydligt för varje medarbetare vad man ska göra för att höja sig, och det går att kontinuerligt återkoppla.

– Mycket bra, sa personalchefen, och bestämde genast att de skulle hantera bedömningen på det sättet. Därmed blev de mjuka kriterierna i praktiken också hårda.

Skillnaden blev dock att det blev lättare, om chefen inte hade så bra koll, att få Mycket bra i de mjuka kriterierna. Men det såg personalchefen inte som något problem.

– Vi gör det här för att få utveckling, inte rättvisa. Det betyder naturligtvis inte att det ska vara orättvist. Men vi behöver inte leta efter brister som vi inte vet om och därför inte heller saknar. På sikt kommer vi nog, eftersom kundernas krav ökar, att bli bättre på att identifiera våra förbättringsbehov, sa personalchefen.

I nästa blogginlägg ska jag berätta om hur företaget fick cheferna att göra bedömningarna på ett enhetligt sätt. Det är viktigt, annars blir det ju bedömningen beroende på vilken chef man har!